ساخت فرم استعلام آنلاین با فرم ساز

چرا کسب‌وکارها به فرم استعلام آنلاین نیاز دارند؟

• فرآیند استعلام در بسیاری از کسب‌وکارها، نقطه شروع ارتباط با مشتری یا ارباب‌رجوع است. درخواست استعلام قیمت، بررسی وضعیت یک پرونده، مشاهده نتیجه درخواست، پیگیری خدمات یا حتی اطلاع از وضعیت یک سفارش، همگی نمونه‌هایی هستند که هر روز در سازمان‌ها تکرار می‌شوند. با این حال، در بسیاری از مجموعه‌ها هنوز هم این فرآیندها به تماس تلفنی، ارسال پیام در شبکه‌های اجتماعی یا مکاتبات پراکنده وابسته هستند؛ موضوعی که هم زمان کارشناسان را می‌گیرد و هم تجربه نامناسبی برای مخاطب ایجاد می‌کند.
• اینجاست که یک فرم استعلام آنلاین می‌تواند نقش متفاوتی ایفا کند؛ برخلاف تصور رایج در رابطه با فرم‌ دیجیتال که صرفاً اطلاعات را دریافت می‌کنند، یک فرم آنلاین می‌تواند بخشی از فرآیند پاسخگویی نیز باشد. یعنی کاربر فقط درخواست خود را ثبت نمی‌کند؛ بلکه در زمان مناسب، نتیجه همان درخواست را نیز از طریق همان ساختار مشاهده می‌کند. به همین دلیل، فرم انلاین دیگر یک ابزار ساده برای ورود اطلاعات نیست؛ بلکه به نقطه ارتباط میان کاربر و سازمان تبدیل می‌شود.
• مزیت این رویکرد تنها در سرعت پاسخگویی خلاصه نمی‌شود. زمانی که استعلام‌ها از طریق یک فرم ساز آنلاین مدیریت می‌شوند، حجم پیگیری‌های تکراری کاهش پیدا می‌کند و کارشناسان می‌توانند زمان بیشتری را صرف رسیدگی به درخواست‌ها کنند، نه پاسخ دادن به سؤال «درخواست من به کجا رسید؟».
• در واقع، ارزش اصلی فرم ساز هوشمند زمانی مشخص می‌شود که آن را صرفاً یک فرم نبینیم؛ بلکه آن را بخشی از فرآیند خدمات‌رسانی بدانیم؛ فرآیندی که از ثبت درخواست آغاز می‌شود و تا نمایش جواب استعلام ادامه پیدا می‌کند.

فرم استعلام؛ فراتر از استعلام قیمت

وقتی صحبت از فرم استعلام به میان می‌آید، بسیاری از افراد در ابتدا به فرم‌هایی فکر می‌کنند که برای استعلام قیمت کالا یا خدمات استفاده می‌شوند. هرچند این یکی از رایج‌ترین کاربردهای فرم‌های استعلام است، اما در عمل دامنه استفاده از آن بسیار گسترده‌تر از چیزی است که در نگاه اول به نظر می‌رسد. هر فرآیندی که در آن یک درخواست ثبت شود و در ادامه نیاز به بررسی، تأیید یا اعلام نتیجه وجود داشته باشد، می‌تواند با یک فرم آنلاین مدیریت شود.
برای مثال، مراکز آموزشی می‌توانند نتیجه بررسی مدارک، وضعیت ثبت‌نام یا زمان مصاحبه داوطلبان را از طریق فرم‌ استعلام وضعیت در اختیار افراد قرار دهند. در شرکت‌های خدماتی، همین ساختار می‌تواند برای اعلام نتیجه درخواست پشتیبانی، وضعیت انجام خدمات یا اطلاع از زمان مراجعه کارشناس مورد استفاده قرار گیرد. در هر دو حالت، کاربر به جای تماس‌ از طریق شبکات اجتماعی یا پیگیری از کانال‌های مختلف، از یک مسیر مشخص برای دریافت اطلاعات استفاده می‌کند.
در کسب‌وکارهای حوزه فروش نیز کاربردهای متنوعی برای این نوع فرم‌ها وجود دارد. علاوه بر فرم استعلام قیمت، می‌توان از فرم استعلام موجودی کالا، بررسی امکان تأمین یک محصول، اطلاع از زمان تحویل یا حتی ارائه پیشنهادهای اختصاصی به مشتریان استفاده کرد. این موضوع به‌ویژه برای شرکت‌هایی که روزانه با تعداد زیادی درخواست سروکار دارند، باعث ایجاد نظم بیشتر در فرآیند پاسخگویی خواهد شد.
کاربرد فرم‌ پاسخ استعلام به این موارد محدود نمی‌شود. شرکت‌های حمل‌ونقل می‌توانند وضعیت مرسولات را در اختیار مشتریان قرار دهند، نمایندگی‌های خودرو امکان اطلاع از وضعیت تعمیر یا آماده تحویل بودن خودرو را فراهم کنند، واحدهای منابع انسانی نتیجه بررسی رزومه یا فرآیند استخدام را اعلام کنند و حتی سازمان‌ها و ادارات نیز نتیجه بررسی درخواست‌ها، مجوزها یا پرونده‌های مختلف را از همین طریق در اختیار مراجعه‌کنندگان قرار دهند.
وجه مشترک تمام این سناریوها، یک موضوع ساده اما مهم است؛ مخاطب به دنبال دریافت یک پاسخ است و کسب‌وکار به دنبال ارائه این پاسخ با سرعت، دقت و نظم بیشتر. به همین دلیل، فرم ساز آنلاین فرم افزار تنها ابزاری برای طراحی فرم‌ ثبت اطلاعات نیست، بلکه بستری منعطف برای مدیریت انواع فرآیندهای پیگیری آنلاین در صنایع و کسب‌وکارهای مختلف به شمار می‌رود. هر سازمان، متناسب با نوع خدمات و فرآیندهای خود، می‌تواند از این ظرفیت برای ایجاد تجربه‌ای حرفه‌ای‌تر در ارتباط با مشتریان و مخاطبان خود استفاده کند.

نمایش جواب استعلام با کد رهگیری

فرض کنید پس از بررسی یک درخواست، سفارش یا پرونده، قصد دارید نتیجه را در اختیار کاربر قرار دهید؛ یک فرم پاسخ استعلام طراحی کنید که تنها شامل یک فیلد برای ورود کد رهگیری، کد ملی، شماره سفارش یا هر شناسه منحصربه‌فرد دیگری باشد.
کاربر پس از وارد کردن این شناسه، نتیجه استعلام مربوط به همان درخواست را مشاهده می‌کند. این نتیجه می‌تواند وضعیت سفارش، پاسخ استعلام، مبلغ نهایی، نتیجه بررسی مدارک یا هر اطلاعات دیگری باشد که قصد نمایش آن را دارید.
در فرم افزار که حرفه ای ترین فرم ساز آنلاین ایرانی می باشد این سناریو با استفاده از قابلیت چاپ اطلاعات فرم مرتبط قابل پیاده‌سازی است که نیاز به یک فرم اصلی برای درج اطلاعات اصلی دارد و فرم آنلاین استعلام، با استفاده از شناسه واردشده توسط کاربر، اطلاعاتی که میخواهید شخص ببیند را نمایش می‌دهد.
این روش علاوه بر ساده‌تر کردن فرآیند پاسخگویی، باعث می‌شود کاربران در هر زمان و بدون نیاز به تماس با مجموعه، جواب استعلام خود را مشاهده کنند.

استعلام اطلاعات با استفاده از فیلد فرم

همه پیگیری ها به اعلام نتیجه یک درخواست یا پرونده محدود نمی‌شوند. در بسیاری از کسب‌وکارها، کاربران تنها به دنبال مشاهده اطلاعاتی هستند که از قبل در سیستم ثبت شده است؛ اطلاعاتی مانند مشخصات یک کالا، قیمت، وضعیت موجودی، جزئیات یک قرارداد، سوابق گارانتی یا سایر اطلاعات مرتبط با یک مشتری.
در چنین سناریوهایی، "فیلد فرم" در فرم ساز هوشمند فرم‌افزار می‌تواند راهکار مناسبی باشد؛
این قابلیت، اطلاعات موردنیاز را بر اساس یک مقدار ورودی مانند کد کالا، کد ملی، شماره مشتری، شماره قرارداد یا هر شناسه منحصربه‌فرد دیگری، از اطلاعات ثبت‌شده بازیابی کرده و در همان فرم استعلام نمایش می‌دهد.
برای مثال، می‌توانید فرمی برای استعلام قیمت طراحی کنید تا کاربر با وارد کردن کد محصول، قیمت، مشخصات فنی یا وضعیت موجودی آن را مشاهده کند. یا کارشناسان فروش با وارد کردن کد مشتری، اطلاعاتی مانند نوع قرارداد، شرایط همکاری، سقف اعتبار یا آخرین وضعیت حساب را مشاهده کنند. این قابلیت برای استعلام مشخصات تجهیزات، سوابق گارانتی، اطلاعات قراردادها و بسیاری از فرآیندهای مشابه نیز کاربرد دارد.
از آنجا که اطلاعات در فرم اصلی ثبت می‌شوند، فرم استعلام همیشه جدیدترین داده‌ها را نمایش می‌دهد. این موضوع علاوه بر جلوگیری از ثبت اطلاعات تکراری، مدیریت اطلاعات را ساده‌تر کرده و اطمینان می‌دهد که کاربران همواره به اطلاعات به‌روز و یکپارچه دسترسی داشته باشند.

اعلام نتیجه استعلام با لینک مشاهده فرم

همیشه هم نیازی به طراحی یک فرم استعلام جداگانه نیست. فرض کنید متقاضی، فرم استخدام، فرم درخواست همکاری، فرم ثبت نام یا هر فرم دیگری را تکمیل کرده است. پس از بررسی اطلاعات، کافی است نتیجه یا توضیحات موردنظر را در یک فیلد که از قبل برای این منظور در نظر گرفته‌اید ثبت کنید. این توضیحات می‌تواند شامل نتیجه نهایی، نظر کارشناس، زمان مراجعه یا هر پیام دیگری باشد که قصد دارید به کاربر نمایش دهید. پس از بررسی درخواست، کارشناسان برای ثبت نتیجه یا توضیحات موردنظر فرم را ویرایش میکنند که با ویرایش فرم نیز می‌توان پیامکی برای کاربر به صورت اتوماتیک ارسال کرد که حاوی لینک مشاهده اطلاعات باشد. کاربر با ورود به این لینک، تنها اطلاعاتی را مشاهده می‌کند که برای نمایش به او در نظر گرفته شده است؛ از نتیجه بررسی گرفته تا توضیحات تکمیلی، زمان مراجعه یا هر اطلاعات دیگری که کسب‌وکار قصد اطلاع‌رسانی آن را دارد. این روش برای فرآیندهایی مانند استخدام، بررسی درخواست‌ها، ثبت‌نام دوره‌ها، پذیرش، درخواست خدمات و بسیاری از سناریوهای مشابه، راهکاری ساده و کاربردی است و بدون نیاز به ایجاد فرم استعلام، امکان اطلاع‌رسانی نتیجه را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

فرم‌افزار؛ فراتر از یک فرم‌ ساز آنلاین

تفاوتی ندارد پاسخ استعلام، یک قیمت باشد، یک وضعیت، یک تأییدیه یا یک پاسخ کارشناسی؛ در همه این سناریوها، فرم آنلاین می‌تواند به نقطه ارتباط میان سازمان و مخاطب تبدیل شود. همین انعطاف‌پذیری باعث شده است که امروز برنامه فرم ساز انلاین رایگان تنها ابزاری برای طراحی فرم نباشد، بلکه بخشی از زیرساخت مدیریت خدمات در بسیاری از کسب‌وکارها محسوب شود.
سامانه ساخت فرم رایگان فرم‌ افزار با تنظیمات متعدد و امکانات متنوع دیگر، امکان پیاده‌سازی سناریوهای مختلف استعلام را متناسب با نیاز هر کسب‌وکار فراهم می‌کند. سناریوهای مطرح‌شده در این مقاله تنها بخشی از امکانات فرم ساز هوشمند فرم افزار هستند و بسته به فرآیندهای هر مجموعه، می‌توان راهکارهای متنوع‌تری را نیز طراحی و اجرا کرد.