فرم ثبت سرویس و تعمیرات

کسب و کارهای کوچک برای بقا باید هزینه های خود را پایین نگه دارند، سرویس مناسب و به موقع بدهند و تلاش کنند عملکرد پرسنل و رضایتمندی مشتریان را رصد کنند.

فرم افزار یک ابزار کاربردی است و می‌تواند در رسیدن به این اهداف به شما کمک کند.

در این نوشتار من سعی می‌کنم توضیح دهم چگونه یک فرم برای ثبت خدمت ارائه شده به مشتری بسازید و گزارشات مفید و موثر تولید کنید.

1- یک فرم مناسب برای ثبت سرویس ایجاد کنید

بسته به کسب و کار شما آیتمهای یک فرم سرویس می تواند متفاوت باشد.

فرم باید آیتمهایی برای ثبت اطلاعات مشتری، آیتمهایی برای ثبت جزئیات خدمت ارائه شده، هزینه ها و احتمالا قطعات تعویض شده و آیتمهایی برای تحویل و ثبت نظر مشتری داشته باشد.

فیلدها باید به گونه ای انتخاب شود که حتی الامکان به صورت انتخابی باشند و بعدا بتوانید به راحتی روی اطلاعات ثبت شده جستجوهای دقیق انجام دهید و گزارشات تجمعی تولید کنید.

در این مثال یک فرم ثبت سرویس برای یک کسب کار ارائه خدمات نصب و سرویس ماشین های اداری در نظر گرفته شده است.

2-قالب های مناسب برای چاپ رسید و قبض تحویل ایجاد کنید.

از قسمت قالب به راحتی میتوانید یک قالب مخصوص چاپ رسید و یک قالب مخصوص تحویل کالا ایجاد کنید، همچنین میتوانید فیلدهایی که مایلید را به صورت بارکد یا به صورت رمزینه پاسخ سریع در قالب خود قرار دهید.

3-گزارشات تجمعی کاربردی ایجاد کنید.

گزارشات تجمعی نموداری دقیقا همان چیزی است که یک مدیر برای بررسی عملکرد کاربران، رضایتمدی مشتریان و مشاهده آماری انواع سرویسهای ارائه شده نیاز دارد.

در فرم افزار علاوه بر مشاهده لیست اطلاعات درج شده در فرم که بر اساس نیاز شما قابل تنظیم است و همچنین جستجوهای متنوعی که میتوانید با فیلترهای دلخواه انجام دهید، امکاناتی برای ساخت گزارشات تجمعی وجود دارد.

می‌توانید نمودار مشاهده تعداد ثبت بر اساس هر کدام از فیلدها ایجاد کنید، مثلا بینید از هر نوع دستگاه چه تعداد ثبت شده است. یا هر کدام از پرسنل چه تعداد تعمیر انجام داده اند.

4-برای مشتریان خود فرم پیگیری بسازید.

معمولا مشتری برای استعلام وضعیت دستگاه و یا خدمت دریافتی خود مجبور است با شما تماس بگیرد و وقت زیادی از دو طرف گرفته می‌شود . راه حل این مشکل ایجاد یک فرم ساده برای استعلام وضعیت است .

برای اینکار یک فرم جدید با عنوان استعلام وضعیت دستگاه بسازید و در آن یک فیلد منحصر به فرد که در فرم اصلی وجود دارد مانند سریال دستگاه را قرار دهید .

سپس در بخش تنظیمات پیغام ثبت از امکان چاپ اطلاعات فرم مرتبط استفاده کنید .

تنظیمات این بخش خیلی ساده است . در بخش پیغام ثبت روی گزینه فیلدهای فرم کلیک کنید و سپس روی گزینه لینک چاپ اطلاعات فرم مرتبط کلیک کنید .

پنجره تنظیمات این بخش باز میشود . کافیست مشخص کنید فرم مد نظر شما و فیلد متناظر با سریال دستگاه کدام است  و همچنین قالب مد نظر خود را انتخاب نمایید .

لازم به ذکر است که شما باید در فرم اصلی که برای ثبت دستگاه و خدمت ایجاد کرده اید یک قالب مناسب چاپ با محتوی فیلد وضعیت دستگاه و هر آیتم دیگر که میخواهید بسازید . برای بررسی مطالب مربوط به لینک چاپ اطلاعات مرتبط کلیک کنید.

امکانات بسیاری برای کسب و کارهای ارائه خدمات در فرم افزار وجود دارد، در این نوشته نمی‌توان به همه آنها پرداخت، صد البته خود شما بهتر از من می‌توانید ایده هایتان را پیاده کنید، فرم افزار یک پلتفرم منعطف است ،کافیست به آن دستور بدهید.