دسترسی کاربران به اطلاعات فرم‌ها
محدود کردن کاربران به دیدن اطلاعات فرم با استفاده از ایجاد و تخصیص فیلتر جستجو
دسترسی در فرم ساز فرم‌افزار:
کاربران در فرم ساز فرم‌افزار به دو صورت "عموم کاربران" و "کاربران سیستم" تعریف شده‌اند.
دسترسی برای عموم کاربران:
دسترسی برای عموم کاربران به این صورت است که کاربران از طریق لینک فرم و لینک ویرایش فرم می‌توانند اطلاعات خود را ثبت و ویرایش کنند.
-برای ثبت اطلاعات توسط عموم کاربران، کافیست وارد زبانه‌ی تنظیمات فرم شده و در بخش دسترسی گزینه‌ی "فرم به صورت عمومی و خارج از سیستم قابل دسترس باشد" بر روی حالت فعال قرار گیرد، سپس در زبانه‌ی اشتراک می‌توان لینک فرم را دریافت و در اختیار کاربران قرار داد.
-برای ویرایش اطلاعات نیز می‌توان از زبانه‌ی تنظیمات فرم، بخش دسترسی گزینه‌ی "فرم بصورت عمومی و خارج از سیستم قابل ویرایش باشد" را فعال نمود.
دسترسی برای کاربران سیستم:
دسترسی برای کاربران سیستم به این صورت است که فقط کاربران تعریف شده در پنل می‌توانند فرم را ثبت، ویرایش و حذف نمایند.
به طور مثال در یک شرکت تمامی پرسنل به عنوان کاربر در فرم‌افزار تعریف شده‌اند و یک فرم مرخصی طراحی شده باشد باید به گونه‌ای باشد که فقط توسط پرسنل ثبت شود، برای لغو دسترسی عموم می‌بایست از زبانه‌ی تنظیمات فرم در بخش دسترسی گزینه‌ی "فرم به صورت عمومی و خارج از سیستم قابل دسترس باشد"را غیر فعال نمود.
دسترسی سریع در فرم ساز:
در فرمساز این قابلیت وجود دارد که بعد از طراحی فرم بتوان مشخص نمود کدام کاربران به آن دسترسی داشته باشند.
برای مشخص کردن این دسترسی از زبانه‌ی تنظیمات فرم، بر روی دسترسی کلیک کرده و با انتخاب گزینه "دسترسی سریع" می‌توان کاربرانی را که باید به فرم دسترسی داشته باشند را انتخاب نمود تا تمامی دسترسی فرم به آن‌ها داده شود.
با دسترسی سریع، مدیریت کامل اطلاعات فرم و طراحی فرم به کاربر اختصاص داده می‌شود حالا سوال این است که آیا می‌شود با امکانات فرم‌افزار دسترسی به اطلاعات را محدودتر نمود.
دسترسی با جزئیات بیشتر در فرم ساز:
دسترسی با جزئیات بیشتر این امکان را می‌دهد که عملیات زیر را بر روی فرم بتوان محدود کرد.
| توضیحات | نوع عملیات |
|---|---|
| امکان مدیریت طراحی فرم به کاربر داده می‌شود. | مدیریت فرم |
| امکان ثبت فرم برای کاربر فراهم می‌شود. | ثبت اطلاعات |
| کاربر می‌تواند همه اطلاعات ثبت شده را مشاهده نماید. | جستجوی همه اطلاعات |
| کاربر می‌تواند اطلاعاتی که خود ثبت کرده را مشاهده و جستجو نماید. | جستجوی اطلاعات شخصی |
| کاربر می‌تواند همه اطلاعات ثبت شده را ویرایش نماید. | ویرایش همه اطلاعات |
| کاربر می‌تواند اطلاعاتی که خود ثبت کرده را ویرایش نماید. | ویرایش اطلاعات شخصی |
| کاربر می‌تواند همه اطلاعات ثبت شده را حذف نماید. | حذف همه اطلاعات |
| کاربر می‌تواند اطلاعاتی که خود ثبت کرده را حذف نماید. | حذف اطلاعات شخصی |
| کاربر می‌تواند همه اطلاعات ثبت شده را بایگانی نماید. | بایگانی همه اطلاعات |
| کاربر می‌تواند اطلاعاتی که خود ثبت کرده را بایگانی نماید. | بایگانی اطلاعات شخصی |
دسترسی به فیلدهای فرم در فرم ساز:
از طریق این تنظیمات می‌توان تک‌تک فیلدهای فرم را محدود نمود تا قابل مشاهده برای ثبت کننده از بیرون نباشد و فقط برای کاربرهای زیر مجموعه قابل مشاهده باشند.
دسترسی بر اساس فیلترهای مدیر سیستم:
فرض کنید مدیر یک شرکت باید وظایف کاربرانش را بطور روزانه تعیین کند به همین منظور فرمی شامل فیلدهای نام مجری کار، موضوع کار، شرح کار و وضعیت انجام کار را طراحی میکند.
زمانی که مدیر بخواهد وظیفه‌ای را برای کاربری تعیین نماید این فرم را تکمیل میکند، ولی با پر کردن فرم تمامی کاربران به آن فرم دسترسی دارند در صورتی که مدیر قصد دارد کاربران از وظایف یکدیگر مطلع نشوند.
فرم ساز فرم‌افزار برای این مشکل راه حل ساده‌ای دارد.
در زبانه‌ی تنظیمات فرم و در قسمت دسترسی بخشی با عنوان دسترسی بر اساس فیلترهای فرم وجود دارد که می‌توان فیلترها را به کاربران مورد نظر تخصیص داد با انجام این تنظیمات زمانی که کاربری وارد شود و لیست اطلاعات فرم را مشاهده کند فقط نتایج فیلترهایی را خواهد دید که مدیر برای او مشخص کرده است.
