فرم ثبت گزارش و مصوبات جلسه

در تمامی کسب و کارها و شرکت‌های بزرگ و کوچک فرایندهایی درون و برون سازمانی وجود دارد که نیاز به ثبت و تهیه‌ی گزارش دارد، یک نمونه از این موارد که می‌توان اشاره کرد ثبت گزارش و مصوبات جلسات است.

با توجه به نوع جلسه‌ای که داخل یا خارج از سازمان برگزار می‌شود، گزارش‌ها از یک الگو خاص تبعیت می‌کنند و قالب مشخصی دارند. مشخصه‌هایی مثل تاریخ برگزاری، تاریخ خاتمه، توضیحات، شرکت‌کنندگان، صورت جلسه و مسئول انجام امور در اکثر گزارشات مشخص است.

برای نوشتن مصوبات و صورت‌جلسه مشکلاتی از قبیل عدم توانایی کارکنان در نگارش متن یا وقت‌گیر بودن گزارش‌نویسی وجود دارد و افراد به سختی از پس این کار بر می‌آیند یا از انجام آن سر باز میزنند. همچنین گاهی اوقات در نوشتن گزارش جلسه، همه‌ی مطالب عنوان نشده و گاهاً فراموش می‌شود.

به وسیله‌ی فرم‌ساز فرم‌افزار به راحتی می‌توان یک فرم گزارش یا مصوبات جلسه تهیه نمود به طوری که تمامی اطلاعات ثابتی که در هر گزارش باید عنوان شود را به صورت فیلدهای مجزا در یک فرم قرار داد. توسط کارکنان یا مسئول مربوطه بعد از اتمام جلسه تنها چند فیلد موجود در فرم را پر می‌کنند و بر اساس اطلاعات وارد شده، گزارش با قالبی از پیش تعریف شده به صورت اتوماتیک ساخته می‌شود.در اینجا منظور از این قالب ها ،قالب‌هایی است که توسط فرم‌ساز متناسب با هر کسب و کاری طراحی شده است. از فیلدهای تاریخ و زمان میتوان برای ثبت زمان برگزاری جلسه و نیز برای ثبت مستندات از قبیل داده‌های آماری و نموداری از فیلد ضمیمه استفاده کرد و یا از فیلد نقشه می‌توان برای نشان دادن موقعیت مکانی محل مأموریت بهره برد همچنین از فیلد ویرایشگر متن برای نوشتن صورت جلسه و گزارش مأموریت استفاده نمود.

پس از تهیه مصوبه یا گزارش جلسه با کمک فیلد امضای دیجیتال، میتوانید امضای تاییدیه مدیر یا مسئول مربوطه را از طریق ایمیل یا لینک ویرایش فرم دریافت کنید و در نهایت فرم خروجی گزارش و مصوبات جلسه را بصورت تصویر یا pdf دریافت و یا چاپ نمایید. استفاده از فرم ساز شما را در صرفه جویی وقت یاری می‌کند زیرا دیگر نیازی نیست هر بار که گزارشی تهیه می‌کنید زمانی را برای نگارش، قالب‌بندی و نوشتن مطالب تکراری هدر دهید. همچنین به منظور جلوگیری از اشغال فضای کاری و جایگزینی کاغذ و قلم و در نتیجه محیط زیستی پاک‌تر استفاده از فرمساز توصیه می‌شود.